问excel 表格分类 深度操作指南

excel 表格分类核心就是按照指定规则把数据归组整理，常用方式包含排序分类筛选分类分类汇总数据透视表分类这几类，日常办公里最常用的是筛选分类和分类汇总，适合大批量名单库存销售这类表格快速归类，不需要手动一行行移动数据，能大幅提升整理效率，还可以保留原始数据不被破坏，后续还能随时切换分类维度。之所以推荐这套分类方法，是因为 excel 本身自带原生分类功能，不用额外安装插件，分类之后还可以单独查看某一类数据，也能对每一类做求和计数平均值这类统计，适合财务人事仓储销售等多种业务场景，不同分类方式适用场景不一样，选错方法会出现分类错乱或者统计结果不准的问题。

一 excel 常见分类方式说明

二 分类操作详细步骤

筛选分类操作步骤

第一步 打开 excel 表格，确认第一行是表头，表头每一列都有名称，比如类别名称产品名称日期这类。

第二步 选中表头所在整行，点击顶部菜单栏的数据选项卡。

第三步 找到筛选按钮点击，此时每一个表头单元格右侧会出现下拉小箭头。

第四步 点击需要分类那一列的下拉箭头，取消全选勾选，只勾选想要查看的类别。

第五步 点击确定，表格就只显示选中类别的数据，其他类别自动隐藏，想恢复全部数据就再次打开下拉框勾选全选。

排序分类操作步骤

第一步 确认表头完整，点击数据选项卡里面的排序。

第二步 主要关键字选择你用来分类的那一列，比如产品类别。

第三步 次序选择升序或者降序，同类内容就会自动连续排在一起。

第四步 如果需要多列分类，就添加条件，设置次要关键字，实现先按大类分类，大类内部再按第二列排序。

第五步 点击确定完成，同类数据集中排列，适合后续手动复制或者继续做分类汇总。

分类汇总操作步骤

第一步 必须提前完成排序分类，把同类数据排到连续区域，这一步是关键，没有排序直接分类汇总会分类错误。

第二步 保持数据选中状态，点击数据选项卡里面的分类汇总。

第三步 在弹出窗口，分类字段选择刚才排序那一列，也就是分类依据列。

第四步 汇总方式可以选择求和计数平均值最大值最小值。

第五步 选定汇总项，勾选需要统计数值的列，比如数量金额。

第六步 可以勾选替换当前分类汇总 每组数据分页 汇总结果显示在数据下方，按需设置之后点击确定，表格就会自动生成每一类小计和最后的总计。

数据透视表分类操作步骤

第一步 选中全部带表头的数据区域。

第二步 点击插入选项卡，选择数据透视表，选择存放位置，可以放在新工作表或者当前工作表空白区域。

第三步 在右侧字段面板，把分类字段拖入行区域，比如类别字段，就完成基础分类。

第四步 把需要统计的数值字段拖入值区域，自动生成每一类的计数或者求和。

第五步 如果需要交叉分类，可以继续把第二个分类字段拖入行或者列区域，实现二维分类统计，随时拖拽字段就可以更换分类维度。

三 分类常见注意事项

第一 表头不能有空单元格，不能合并单元格，合并单元格会导致筛选排序分类汇总全部报错。

第二 同一列里面的数据格式要统一，比如同一列不能一部分是数字一部分是文本，会造成分类识别异常。

第三 分类汇总之前一定要排序，同类数据必须连续，这是 excel 分类汇总的硬性要求。

第四 筛选分类只是隐藏行，不是删除数据，打印的时候只会打印当前筛选显示出来的类别。

第五 如果分类之后需要恢复原始状态，分类汇总可以再次打开分类汇总窗口，点击全部删除，就可以清除分类汇总，排序可以撤销操作恢复原顺序。

整体来看，临时查看单类别数据优先用筛选分类，需要同类数据集中摆放用排序分类，分类同时还要小计统计就用分类汇总，需要经常切换分类维度做多维分析就选择数据透视表分类，根据业务需求挑选对应的 excel 表格分类方式，就能稳定完成数据归类整理。

【常见问题】

问题 1 excel 表格分类的时候分类汇总报错是什么原因

回答 1 绝大多数情况是 excel 表格分类之前没有提前排序，同类数据没有连续排列，还有可能是表头合并单元格或者表头为空，解决办法是取消合并单元格补全表头，先按分类字段排序，再重新执行分类汇总操作。

问题 2 excel 表格分类筛选之后打印，其他类别会不会一起打印出来

回答 2 excel 表格分类使用筛选之后，打印默认只输出当前筛选显示的类别，隐藏的类别数据不会打印，如果想要全部类别都打印，需要打开筛选下拉框恢复全选，取消筛选状态之后再打印。

问题 3 excel 表格分类可以同时按两个字段分类吗

回答 3 可以，excel 表格分类支持多字段分类，排序功能可以添加主次关键字实现两级分类，数据透视表分类也可以拖拽多个分类字段到行区域，实现大类下面继续细分小类，分类汇总只支持单一分类字段做分组。

问题 4 excel 表格分类之后原始数据还保留吗

回答 2 筛选分类和数据透视表分类不会改动原始数据，原始数据完整保留，排序分类会改变原始行顺序，分类汇总在原表增加小计行，如果不需要分类汇总，可以在分类汇总窗口点全部删除，清除新增的汇总行。

【免责申明】

本文内容基于微软 excel 常规版本功能编写，不同版本 excel 界面菜单名称可能存在细微差异，操作效果受表格本身数据格式表头结构影响，本文仅作为操作参考，不承担因为表格数据损坏操作失误产生的相关责任。