分公司负责人变更是一项涉及公司内部管理和法律程序的重要事项，它不仅关系到公司的日常运营，还涉及到与外部合作伙伴的关系维护。为了确保这一过程的顺利进行，必须严格按照法定程序和步骤来进行。

1. 决策阶段

首先，由总公司董事会或执行董事作出关于更换分公司负责人的正式决定，并形成会议纪要。此阶段需要明确新任负责人的人选，以及其任职资格是否符合相关法律法规的要求。

2. 准备材料

根据当地工商行政管理局的规定，准备相应的变更材料。通常包括但不限于：总公司关于变更分公司的股东会决议或董事会决议、新旧负责人身份证明文件复印件、分公司营业执照副本等。此外，可能还需要提供新负责人的任命文件及简历。

3. 提交申请

将上述准备好的材料提交至分公司所在地的工商行政管理局进行审批。在一些地区，也可以通过官方网站在线提交申请，以节省时间和成本。

4. 审核与公示

提交申请后，工商行政管理局会对提交的材料进行审核。审核无误后，会对外公示新的负责人信息，公示期一般为15-30天。在此期间，如果没有任何异议，即可完成变更手续。

5. 变更登记

公示期满无异议后，工商行政管理局将正式办理分公司负责人变更的登记手续。分公司需领取新的营业执照，以证明负责人变更已正式生效。

6. 公告变更

最后，分公司应在公司内部以及对外合作的客户、供应商等合作伙伴处公告负责人变更的信息，以确保所有相关方都能及时了解到这一重要变动。

分公司负责人变更是一个系统工程，需要各部门紧密配合，确保每一个环节都准确无误地完成，从而保证公司业务的连续性和稳定性。在整个过程中，保持与工商行政管理局的良好沟通也非常重要，这有助于及时解决可能出现的问题。